La gestione dei fascicoli
Nella maggior parte delle aziende la gestione del fascicolo personale del dipendente avviene ancora attraverso la consultazione e la ricerca manuale di documenti cartacei vari derivanti dalla carriera professionale maturata da ciascun dipendente all’interno dell’azienda.
Questo implica una raccolta di documenti provenienti da fonti diverse per la creazione e l’implementazione del Fascicolo Personale e dello Stato Matricolare del dipendente ed una ricerca e consultazione manuale del fascicolo ogni volta che ne venga fatta richiesta dal dipendente o da altri uffici, causando, inoltre, un possibile deterioramento nel tempo dei documenti presenti nei fascicoli cartacei.
Il fascicolo diventa digitale
Easymatica ha progettato un servizio che consente di automatizzare tutto il processo di creazione e gestione del fascicolo del personale, eliminando la carta, diminuendo in maniera drastica l’intervento degli operatori addetti alla manutenzione del fascicolo e facilitando il reperimento e l'accesso ai documenti che lo compongono.
Obiettivi del servizio
razionalizzare la gestione dei documenti e migliorare la qualità delle informazioni
disporre di uno strumento di consultazione per accedere velocemente alla documentazione
dematerializzare tutto il processo relativo alla gestione e implementazione del fascicolo personale
rispettare le normative in materia di protezione dei dati personali in merito alla tutela della privacy
incrementare la sicurezza nel trattamento dei dati sensibili contenuti nei documenti raccolti all’interno del fascicolo
migliorare la tracciabilità degli accessi al fascicolo attraverso la registrazione di tutte le operazioni effettuate dagli operatori
Fasi di lavorazione
La digitalizzazione dei fascicoli passa attraverso una serie di procedure che prevedono inizialmente delle fasi di verifica,
di consistenza e di bonifica della documentazione.
Successivamente si provvede all'ordinamento ed alla classificazione dei documenti presenti nel fascicolo, secondo i criteri predefiniti con l’Azienda cliente, così che in fase di indicizzazione si possa organizzare la cartella elettronica in sottocartelle ciascuna delle quali accessibile in consultazione secondo diversi livelli di autorizzazione (permission) con tracciamento dei log di tutti gli accessi e le operazioni svolte dal personale autorizzato.
Documenti cartacei
I documenti cartacei sono sottoposti a scansione ottica e indicizzazione delle immagini attraverso la piattaforma SAMODOC, una suite completa, estremamente flessibile e personalizzabile che consente l’acquisizione e la lavorazione di ogni tipologia di documento.
File digitali
Il servizio prevede anche la raccolta dei documenti digitali provenienti dai vari portali in uso all’azienda e la loro successiva archiviazione attraverso Archimede Virtual Assistant, un software di Robotic Process Automation, in un sistema documentale consultabile tramite portale web.
